رافع7-مفتاح سافت

پلمپ دفاتر

پلمپ دفاتر و آشنایی با تمامی جوانب آن، در زمان ثبت شرکت، یکی از ضروریاتی است که باید در مورد آن آگاهی داشته باشیم. پلمپ دفاتر چیست؟ دلایل پلمپ دفاتر و اهمیت آن برای فعالیت شرکت؟ نحوه دریافت و تحویل دفاتر پلمپ؟ عواقبی که در صورت عدم پلمپ دفاتر در انتظار ما خواهد بود؟

تمامی اینها سوالاتی هستند که ممکن است در ابتدای شروع فعالیت در شرکت با آنها مواجه شوید. به دلیل اهمیت بالای پلمپ دفاتر و همپوشانی آن با فعالیت های حسابداری شرکت ها، قصد داریم شما را با جوانب مختلف این مهم آشنا کنیم. تا پایان این مقاله با ما همراه باشید تا تمامی جوانب این مساله را موشکافانه بررسی کنیم.

پادکست پلمپ دفاتر

پلمپ دفاتر چیست؟

پلمپ دفاتر یکی از اولین اصطلاحاتیست که یک فرد فعال در یک شرکت با آن آشنا می شود. تمامی افراد اعم از حقیقی و حقوقی که در حال فعالیت اقتصادی و تجاری باشند و مشمول قانون مالیات گردند، موظف به پلمپ دفاتر هستند. منظور ازاین اصطلاح،  تحویل گرفتن دفاتر روزنامه و کل مهر شده توسط سازمان امور مالیاتی، از این سازمان می باشد. به عبارتی دیگر تمامی شرکت ها و بنگاه های تجاری دارای فعالیت اقتصادی، می بایست سالیانه پلمپ دفاتر انجام داده و این دفاتر را در پایان سال مالی به ادارات مربوطه تحویل دهند. در یک تعریف کلی می توان آن را مهر شدن دفاتر کل و روزنامه مختص به هر شرکت و واحد تجاری، توسط اداره امور مالیات عنوان کرد.

مدارک مورد نیاز جهت درخواست پلمپ دفتر

جهت اخذ پلمپ دفتر، افراد می توانند با مراجعه به پایگاه اینترنتی اداره ثبت شرکت ها بخش پلمپ دفاتر، نسبت به ثبت درخواست خود اقدام نمایند. جهت ثبت نهایی درخواست در این سامانه، پس از تکمیل مرحله به مرحله اطلاعات مورد نیاز، متقاضیان ملزم به ارسال یکسری مدارک جهت ثبت نهایی درخواست می باشند. این مدارک شامل موارد زیر است:

  • اسکن کپی شناسنامه و کارت ملی تمامی اعضای شرکت که در ” دفترخانه اسناد رسمی و یا توسط وکیل رسمی موسسه” برابر اصل شده باشد.
  • اسکن روزنامه رسمی تاسیس موسسه یا شرکت
  • اسکن روزنامه رسمی آخرین تغییرات موسسه یا شرکت
  • مهر شرکت
پلمپ دفاتر
پلمپ دفاتر

نحوه اخذ پلمپ دفتر

پلمپ دفاتر و تعریف کلی آن را در پاراگراف  قبل مورد بررسی قرار دادیم. اکنون که به اهمیت این دفاتر در فعالیت های اقتصادی خود پی بردیم، زمان آن رسیده است که با نحوه اخذ دفترهای مربوط به  پلمپ آشنا شویم. می توان ادعا کرد که مهمترین اصل در دریافت دفاتر حسابداری، پلمپ کردن آنهاست. علت نامگذاری این دفترها به نام دفاتر پلمپ شده، مهر شدن تمامی صفحات این دفترها توسط اداره مالیات و ثبت شرکت ها می باشد. جهت اخذ پلمپ، هرسال، افراد حقیقی و حقوقی تا پایان سال قبل از آن زمان دارند که اقدام نمایند. بطور مثال جهت اخذ پلمپ سال 1400، افراد تا پایان اسفند ماه سال 1399 زمان دارند که درخواست خود را جهت اخذ دفاتر پلمپ در اداره مالیات و ثبت شرکت ها، ثبت نمایند.

در این میان عده ای از شرکت ها تا قبل از پایان سال مالی دفاتر پلمپ خود را به اتمام می رسانند و به دفاتری جدید نیاز دارند. این موارد بصورت استثناء می توانند نسبت به دریافت و اخذ دفتر جدید قبل از اتمام سال مالی، مجددا درخواست خود را ثبت نمایند و برای یکسال دو و یا تعداد بیشتری از دفاتررا دریافت نمایند. این نوع دفترها با اوراق متفاوت 50، 100 و 150 برگی وجود دارند و به متقاضیان تحویل داده می شوند. چنانچه شما دارای شرکتی با معاملات زیادی هستید می توانید در ابتدا یک دفتر 150 برگ سفارش داده تا مجبور به سفارش یک دفتر جدید در وسط سال مالی نشوید.

نحوه تحویل دفاتر پلمپ

دفاتر پلمپ که شامل دفترهای روزنامه و کل می باشد، می بایست در پایان هرسال مالی به اداره دارایی و مالیت تحویل داده شوند. نکته حائز اهمیت این است که تمامی شرکت ها و موسساتی که اقدام به پلمپ نموده اند، هر صورت و حتی در صورت عدم هرگونه فعالیت معاملاتی، در پایان سال مالی ملزم به تحویل این دفاتر به اداره مالیات و دارایی می باشند. عدم تحویل دفترهای  پلمپ در پایان سال مالی به اداره مربوطه تخلف محسوب می گردد.

پیگیری پلمپ دفاتر

در مرحله پیگیری پلمپ دفاتر، با توجه به اطلاعات تایید شده توسط اشخاص حقوقی، به آنها یک شماره پیگیری تحویل داده می‌شود. پس از دریافت کد پیگیری پلمپ دفاتر، متقاضی باید در بخش اظهارنامه، اطلاعات یکی از اعضای هیات مدیره را وارد کند. سپس، مشخصات سایر افراد هیات مدیره از قبیل نام، نام خانوادگی، نام پدر، تاریخ تولد و … را تعیین و بر روی گزینه گام بعدی کلیک کنند. پس از مشخص شدن اسامی اعضای هیات مدیره، باید سمت آنها، مدت تصدیگری و زمان شروع سمت باید در سامانه تعیین شود.

پس از آن، متقاضی باید نوع دفتر موردنیاز خود اعم از دفتر کل، روزنامه و … را به همراه تعداد دفاتر و برگ‌های لازم را تعیین کند. مرحله بعدی، تایید درستی اطلاعات وارد شده است. در واقع، شما باید بر روی دکمه تایید اطلاعات اظهارنامه پلمپ دفاتر و مدارک موردنیاز کلیک کنید.

پس از تکمیل تمام اطلاعات ذکر شده در مراحل بالا، شما باید بر روی گزینه پذیرش نهایی کلیک کنید. در نهایت، باید اظهارنامه دریافتی از اینترنت را مهر و امضا کنید و به همراه مدارک مربوطه به اداره ثبت دفاتر تجاری ارسال نمایید.

پلمپ دفاتر
پلمپ دفاتر

رد دفاتر پلمپ و عواقب آن

تحویل دفترهای پلمپ به اداره مالیات و دارایی به معنی پایان کار شرکت ها با این دفاتر نیست. در مرحله بعدی تمامی این دفاتر در اداره مالیات توسط کارشناسان مربوطه بررسی و چنانچه دارای هریک از مشخصات زیر باشند، رد می شوند. رد این دفترها به معنی عدم تایید آنها از طرف اداره مالیات بوده و شرکت متخلف مشمول جریمه می گردد.

دلایل رد دفترهای پلمپ به شرح زیر است:

  • عدم ثبت تمامی فعالیت های شرکت
  • سفید گذاشتن تعداد زیادی از صفحات  به منظور سواستفاده از آنها
  • عدم ثبت فعالیت شعبات دیگر شرکت مربوطه
  • پاک کردن، قلم خوردگی و مخدوش کردن قسمتی از دفتر به منظور پنهان کردن بخشی از اطلاعات آن
  • ثبت هرگونه اطلاعات غیرواقعی
  • استفاده از دفترهای پلمپ سالهای گذشته
  • حذف یک یا چند برگ از دفاتر و خروج آنها از حالت پلمپ اولیه

مراحل پلمپ دفاتر

اولین مرحله از مراحل پلمپ دفاتر تجاری، ورود به سامانه ثبت دفاتر به آدرس http://irsherkat.ssaa.ir می‌باشد. چنانچه شخص متقاضی برای فرآیند پلمپ، از جمله اشخاص حقوقی ثبت شده در دفاتر تجاری ‌باشد، باید در قسمت اطلاعات شخصی،گزینه شخص حقوقی را انتخاب کند. پس از آن، در فرم مربوطه، اطلاعات تکمیلی شخصی از قبیل شماره شناسنامه، تلفن ثابت، موبایل، کدپستی، نوع تابعیت و … را وارد کند. لازم به ذکر است که شماره تلفن همراه به منظور دریافت پیامک‌های ارسالی از طرف اداره ثبت دفاتر تجاری باید با دقت تمام وارد شود.

پس از آن، شخص حقوقی باید بخش مربوط به سال و ماه مالی تکمیل کند. تعیین زمان شروع روز، ماه و سال مالی مطابق اساسنامه شخص حقوقی خواهد بود. علاوه براین، تاریخ پایان سال مالی، مطابق با نظر سامانه دفاتر تجاری مشخص می‌شود. مرحله بعدی، تکمیل فرم مشخصات آدرس محل پلمپ دفاتر می‌باشد. متقاضیان باید در درج اطلاعات مربوطه توجه و دقت کافی را داشته باشند، چرا که پلمپ انجام شده با توجه به آدرس تعیین شده برای افراد ارسال می‌شود. در مرحله بعدی، شخص حقوقی باید اطلاعات وارد شده را بررسی کرده و در صورت صحت آنها، بر روی دکمه ” تایید اطلاعات شخص حقوقی” کلیک کند.

نحوه پر کردن دفاتر پلمپ

در بین تخلفات مربوط به پلمپ دفتر که موجب رد آن می شود، بیشترین تعداد مربوط به نحوه تکمیل کردن آن است. بنابراین پر کردن صحیح و انجام آن از اهمیت بالایی برخوردار است. افراد بصورت روزانه اطلاعات معاملاتی خود را در دفتر روزنامه به ثبت می رسانند. این اطلاعات روزانه بصورت هفتگی دسته بندی شده و در دفتر کل به ثبت می رسند. دفاتری که دقیق تکمیل می شوند اعتبار خاصی را برای صاحب خود به همراه دارند. از طرف دیگر عدم خط خوردگی اطلاعت در این دفترها از اهمیت بالایی برخوردار است. به همین جهت در گذشته افراد قبل از ثبت اطلاعات در دفترهای روزانه و کل، ابتدا آنها را در یک چرک نویس نوشته و محاسبات مربوطه را انجام می دادند و سپس اطلاعات را در دفترها ثبت می کردند.

امروزه با ورود نرم افزارهای حسابداری خاص نظیر رافع 7 به عرصه معاملات و فعالیت های تجاری- اقتصادی، پر کردن دفترهای مربوط به پلمپ توسط افراد به آسانی صورت می گیرد. نرم افزار حسابداری رافع 7 با ارائه بهترین خروجی از معاملات و اطلاعات کاربران خود، آنها را از انجام هرگونه محاسبه جهت تکمیل پلمپ بی نیاز کرده است. اطلاعات خروجی رافع 7 این امکان را به کابران خود می دهد که دفاتر پلمپ خود را بدون هرگونه خطا و اشتباهی که منجر به رد دفترها می گردد، تکمیل نمایند. به دلیل سادگی همراه با قابلیت بالای این نرم افزار، کابران آن با حداقل اطلاعات حسابداری نیز می توانند به راحتی اطلاعات مورد نیاز خود را استخراج نمایند. نقطه قوت این نرم افزار در مقایسه با همتایان خود، آموزش بسیار روان آن جهت مطالعه کاربران می باشد.

پلمپ دفاتر

سوالات متداول

تمامی افراد اعم از حقیقی و حقوقی که در حال فعالیت اقتصادی و تجاری باشند و مشمول قانون مالیات گردند، موظف به پلمپ دفاتر هستند. منظور ازاین اصطلاح،  تحویل گرفتن دفاتر روزنامه و کل مهر شده توسط سازمان امور مالیاتی، از این سازمان می باشد.

اسکن کپی شناسنامه و کارت ملی تمامی اعضای شرکت که در ” دفترخانه اسناد رسمی و یا توسط وکیل رسمی موسسه” برابر اصل شده باشد.

اسکن روزنامه رسمی تاسیس موسسه یا شرکت

اسکن روزنامه رسمی آخرین تغییرات موسسه یا شرکت

مهر شرکت

عدم ثبت تمامی فعالیت های شرکت

سفید گذاشتن تعداد زیادی از صفحات  به منظور سواستفاده از آنها

عدم ثبت فعالیت شعبات دیگر شرکت مربوطه

پاک کردن، قلم خوردگی و مخدوش کردن قسمتی از دفتر به منظور پنهان کردن بخشی از اطلاعات آن